Informativa sulla privacy

Vounded è un servizio di Inevitable Software: un’applicazione di intelligenza artificiale che consente ai professionisti delle residenze per anziani di registrare le informazioni assistenziali con la voce e di inserirle, già strutturate, nel sistema gestionale che la struttura utilizza abitualmente.

Per qualsiasi domanda relativa alla protezione dei dati puoi scriverci a antonio@vounded.com.

La presente informativa è rivolta agli utenti dell’app: i professionisti dell’assistenza che registrano informazioni con la voce. Distinguiamo due situazioni:

• Per quanto riguarda i dati del tuo account, il tuo utilizzo dell’app e i dati di diagnostica, Vounded agisce in qualità di titolare del trattamento.
• Per quanto riguarda il contenuto clinico relativo agli ospiti (ciò che detti e che viene strutturato nella loro scheda), Vounded agisce in qualità di responsabile del trattamento per conto della struttura, che è titolare di tali dati e alle cui istruzioni ci atteniamo.

• Nome ed email, come credenziali di accesso al tuo account. Gli account vengono creati dalla struttura: l’app non consente la registrazione autonoma.
• Audio vocale: la registrazione che detti, insieme alla trascrizione e alla nota generata a partire da essa.
• Identificativo utente, associato al registro di audit per garantire la tracciabilità.
• Dati di utilizzo e interazione con l’app (analisi di prodotto), per capire come viene usata e migliorarla. Non includono informazioni sugli ospiti.
• Dati di diagnostica: segnalazioni di errori (crash log) e metriche di prestazione.

Il microfono è l’unica autorizzazione sensibile richiesta dall’applicazione, e viene chiesta al momento della registrazione, non all’apertura. Non accediamo a fotocamera, posizione, contatti o foto.

Quando un professionista detta una nota, le informazioni seguono questi passaggi:

1. L’audio viene caricato in forma cifrata nel nostro spazio di archiviazione nella regione Spagna.
2. Viene inviato a un fornitore di trascrizione con sede nell’UE, che restituisce il testo ed elimina l’audio e la trascrizione dai propri server subito dopo.
3. La trascrizione viene inviata a un fornitore di modelli linguistici con sede nell’UE, per strutturarla nei campi della scheda assistenziale. Nella breve dettatura che serve a identificare l’ospite viene inviato anche l’elenco dei nomi della struttura, per migliorarne il riconoscimento; tale audio viene eliminato non appena si ottiene il testo.
4. Il professionista rivede, corregge e firma la nota. Se non la firma, non viene registrato nulla. Una volta firmata, viene trasferita nel sistema gestionale della struttura, che diventa il registro di riferimento.

Trattiamo questi dati per fornire il servizio (registrazione assistenziale tramite voce e suo trasferimento nel sistema gestionale), garantire la sicurezza e la tracciabilità mediante il registro di audit e migliorare la stabilità e la qualità del prodotto. Non li utilizziamo per pubblicità, né li vendiamo o li cediamo a terzi per finalità commerciali.

• Dati dell’account e credenziali: esecuzione del contratto che ci lega alla tua struttura (art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR).
• Contenuto clinico relativo agli ospiti (dati sanitari): trattato per conto della struttura e secondo le sue istruzioni, sulla base della gestione dei servizi sanitari e sociali (art. 9, par. 2, lett. h) del GDPR).
• Analisi di utilizzo e dati di diagnostica: il nostro legittimo interesse a mantenere un servizio sicuro, stabile e in continuo miglioramento (art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR).

Progettiamo e gestiamo il servizio in conformità al GDPR (Regolamento (UE) 2016/679), alla legge organica spagnola sulla protezione dei dati (LOPDGDD, Ley Orgánica 3/2018), alla legge spagnola 41/2002 sull’autonomia del paziente e al Regolamento europeo sull’intelligenza artificiale (Regolamento (UE) 2024/1689). La nostra soluzione opera come sistema di supporto amministrativo sotto completa supervisione umana.

Lavoriamo con un numero ridotto di fornitori di primo livello. Tutti sono vincolati da accordi sul trattamento dei dati (DPA) che li obbligano a garantire un livello di protezione equivalente a quello che applichiamo noi:

L’archiviazione principale si trova nella regione Spagna (Madrid) di Amazon Web Services. Tutto il contenuto clinico — audio, trascrizioni e note — viene archiviato e trattato esclusivamente all’interno dell’Unione europea.

Applichiamo la minimizzazione fin dalla progettazione: conserviamo le informazioni per il minor tempo possibile e il sistema gestionale della struttura è il registro di riferimento.

• Ogni struttura stabilisce nel proprio contratto il periodo durante il quale conserviamo l’audio e il testo clinico, e può modificarlo in qualsiasi momento dal proprio pannello. Il periodo predefinito è di 7 giorni. Trascorso tale periodo, un processo automatico giornaliero li elimina.
• Le trascrizioni vengono eliminate dai server del fornitore non appena questo restituisce il testo. Sui nostri server vengono conservate per lo stesso periodo e poi cancellate insieme al resto del testo della nota.
• Dopo la cancellazione vengono conservati unicamente i metadati della registrazione — date, stato, chi l’ha effettuata e su quale ospite — e i valori dei parametri registrati, necessari per la tracciabilità. Il testo libero, la trascrizione, l’audio e il nome dell’ospite vengono eliminati.
• Il registro di audit conserva unicamente metadati — chi, quando, su quale ospite e per quale finalità — e un’impronta crittografica (hash); mai l’audio né il testo della trascrizione.
• Le copie di backup cifrate vengono conservate per 30 giorni e sovrascritte a rotazione.

Nessuno dei nostri fornitori utilizza i dati che trattiamo per addestrare i propri modelli di intelligenza artificiale; ciò è stabilito negli accordi sottoscritti con ciascuno di essi.

• Cifratura delle informazioni in transito (TLS) e a riposo (AES-256).
• Accesso limitato. Nel pannello della struttura, ogni ascolto di un audio clinico viene registrato nel registro di audit.
• Il personale autorizzato di Vounded può accedere alle informazioni esclusivamente per fornire assistenza e manutenere il servizio, con obbligo di riservatezza e in conformità al contratto stipulato con la struttura.
• Procedure di notifica delle violazioni dei dati personali ai sensi dell’art. 33 del GDPR.

L’intelligenza artificiale svolge sempre un ruolo di supporto: propone, ma non decide mai. Un professionista rivede, convalida e firma le informazioni prima che vengano registrate. In questo modo garantiamo il diritto a non essere sottoposti a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato (art. 22 del GDPR).

Puoi esercitare i tuoi diritti di accesso, rettifica, cancellazione, opposizione e portabilità scrivendo a antonio@vounded.com. Daremo seguito alla tua richiesta entro i termini previsti dalla normativa.

Cancellazione dell’account. Poiché gli account vengono creati e gestiti dalla struttura, la cancellazione si richiede alla direzione della struttura o direttamente a antonio@vounded.com. La cancellazione di un account comporta anche l’eliminazione delle registrazioni e delle note in sospeso ad esso associate. Le informazioni già registrate nel sistema gestionale della struttura sono disciplinate dalle politiche di tale sistema, di cui la struttura è responsabile.

Se ritieni che non abbiamo trattato correttamente i tuoi dati, hai il diritto di proporre reclamo all’autorità spagnola per la protezione dei dati, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), www.aepd.es.

Possiamo aggiornare la presente informativa per riflettere modifiche al servizio o alla normativa. Indicheremo sempre la data dell’ultimo aggiornamento all’inizio del documento.